📋 KẾ HOẠCH TRIỂN KHAI LARKSUITE CHO MATECH

Ngày: 12/05/2026 | Chuẩn bị bởi: Diginno Team | Phiên bản: 1.0

✅ ĐÃ CHỐT - 18.181.818 VNĐ (đã loại VAT 10%)

📑 MỤC LỤC

1. Tổng quan & Nguyên tắc triển khai
2. Kiến trúc LarkBase
3. Phase 1: Chấm công & Tính lương (Ưu tiên P1)
4. Phase 2: Tuyển dụng
5. Phase 3: Core Processes (Approval, Finance, PMO, R&D)
6. Phase 4: Automation & Integration
7. Phase 5: Training & Handover
8. Timeline tổng thể
9. Phân bổ nhân sự & Effort
10. Rủi ro & Biện pháp
Phụ lục: Checklist từng Phase

1. TỔNG QUAN & NGUYÊN TẮC TRIỂN KHAI

1.1. Thông tin dự án

Thông tin	Chi tiết
Công ty	Matech
Quy mô	50 người (10 Pro + 40 Frontline A2)
Giá trị hợp đồng	18.181.818 VNĐ (đã loại VAT 10%)
Timeline	10 tuần
Công cụ hiện tại	Slack, Google Workspace, Jira
Phương thức chấm công	WiFi (đã chốt)

1.2. Nguyên tắc triển khai

Ưu tiên số 1: Chấm công → Tính lương (làm trước, xong trước)
Tách biệt LarkBase: Chấm công/Tính lương và Tuyển dụng thành 2 Base riêng
Incremental delivery: Mỗi phase có deliverable rõ ràng, demo được
User acceptance: Mỗi module xong → HR/admin test → sign-off → qua module tiếp

1.3. Phạm vi theo Phase

Phase	Nội dung chính	Priority	Duration
Phase 1	Chấm công WiFi + Tính lương	P1 - Ưu tiên cao nhất	Tuần 1-3
Phase 2	Tuyển dụng	P1	Tuần 3-4
Phase 3	Approval, Finance, PMO, R&D	P2	Tuần 4-7
Phase 4	Automation & Integration	P2	Tuần 7-8
Phase 5	Training & Handover	P3	Tuần 9-10

2. KIẾN TRÚC LARKBASE

📊 Base 1: HR - CHẤM CÔNG & TÍNH LƯƠNG

Mục đích: Quản lý chấm công WiFi, ca làm, phép năm, bảng lương

Table Name	Mô tả	Key Fields
Employees	Danh sách nhân viên	ID, Họ tên, Phòng ban, Chức vụ, Ngày vào, Lương cơ bản
Attendance Records	Lịch sử chấm công WiFi	Employee, Ngày, Check-in, Check-out, SSID, Status
Shifts	Cấu hình ca làm	Tên ca, Giờ vào, Giờ ra, Late threshold
Leave Types	Loại nghỉ phép	Tên, Số ngày/năm, Có lương/Không lương
Leave Requests	Đơn xin nghỉ	Employee, Loại, Từ ngày, Đến ngày, Status (Approval linked)
Leave Balances	Quỹ phép còn lại	Employee, Loại phép, Số ngày còn, Formula auto-calc
Payroll	Bảng lương hàng tháng	Employee, Tháng, Lương CB, Phạt đi muộn, Thưởng, Thực nhận
Holidays	Lịch nghỉ lễ	Tên, Ngày bắt đầu, Ngày kết thúc

📋 Base 2: HR - TUYỂN DỤNG

Mục đích: Quản lý quy trình tuyển dụng từ JD đến onboard

Table Name	Mô tả	Key Fields
Job Requisitions	Yêu cầu tuyển dụng	Vị trí, Phòng ban, Số lượng, JD, Priority, Status
Candidates	Hồ sơ ứng viên	Họ tên, Email, SĐT, Vị trí ứng tuyển, CV (attachment), Source
Interviews	Lịch phỏng vấn	Candidate, Vị trí, Người PV, Ngày giờ, Hình thức, Kết quả
Interview Feedback	Đánh giá phỏng vấn	Interview, Điểm số, Nhận xét, Recommend (Yes/No)
Offers	Thư mời nhận việc	Candidate, Lương đề xuất, Ngày bắt đầu, Status
Onboarding Tasks	Checklist onboard	Employee (new), Task, Deadline, Assigned to, Status

💡 Tại sao tách 2 Base?
- Bảo mật: Dữ liệu lương nhạy cảm, cần权限 riêng biệt với tuyển dụng
- Performance: Mỗi Base nhẹ hơn, load nhanh hơn
- Quản lý quyền: HR Recruitment team không cần thấy data lương
- Scalability: Dễ mở rộng từng module độc lập

2.3. Các Base khác (Phase 3)

Base Name	Module	Tables chính
Finance Base	Kế toán & Tài chính	Expenses, Payments, Invoices, KPI Dashboard
PMO Base	Quản lý dự án	Projects, Tasks, Milestones, Visualine MKT
R&D Base	Dev/QA (Thay Jira)	Sprints, Bugs, Tasks, Sensor Accounts

3. PHASE 1: CHẤM CÔNG & TÍNH LƯƠNG P1 - ƯU TIÊN

3.1. Mục tiêu

Thiết lập hệ thống chấm công WiFi hoàn chỉnh, tự động tính lương từ dữ liệu chấm công.

3.2. Chi tiết công việc

STT	Hạng mục	Mô tả chi tiết	Effort	Output
1.1	Setup Lark Organization	Tạo org Matech, upload logo, config branding	2h	Org ready
1.2	Import 50 Users	10 Pro (leaders) + 40 Frontline A2 theo danh sách	4h	50 users active
1.3	Setup Departments	Theo sơ đồ tổ chức Matech	3h	Org chart trên Lark
1.4	Build Base 1: HR - Chấm công & Tính lương	Tạo 8 tables: Employees, Attendance, Shifts, Leave Types, Leave Requests, Leave Balances, Payroll, Holidays	12h	Base hoàn chỉnh
1.5	Config Attendance Rules	Chấm công qua WiFi SSID (cấu hình WiFi của công ty) Thiết lập ca làm: Giờ vào/ra, tolerances Config: Đi muộn, về sớm, quên chấm công Làm thêm giờ (OT) rules	8h	Attendance active
1.6	Setup Approval - Nghỉ phép	Workflow: Employee → Manager → HR Approval auto-update Leave Balance	6h	Approval flow ready
1.7	Formula - Leave Balance	Auto-calc: Quỹ phép còn = Tổng - Đã dùng (từ Leave Requests)	6h	Formula hoạt động
1.8	Formula - Payroll Calc	Tính lương từ: Lương CB + OT - Phạt đi muộn + Thưởng	10h	Bảng lương auto
1.9	Testing & UAT	HR test end-to-end: Chấm công → Phép → Lương	6h	Sign-off Phase 1
TỔNG PHASE 1			57 giờ	Chấm công + Tính lương hoàn chỉnh

⚠️ Lưu ý quan trọng - Chấm công WiFi:
- Cần xác định chính xác WiFi SSID của văn phòng (có thể config nhiều SSID nếu có nhiều chi nhánh)
- GPS location có thể làm backup nếu WiFi không ổn định
- Test thực tế với 5-10 user trước khi roll out toàn bộ

4. PHASE 2: TUYỂN DỤNG P1

4.1. Mục tiêu

Xây dựng quy trình tuyển dụng số hóa trên Base 2, từ JD đến onboard.

4.2. Chi tiết công việc

STT	Hạng mục	Mô tả chi tiết	Effort	Output
2.1	Build Base 2: HR - Tuyển dụng	Tạo 6 tables: Job Requisitions, Candidates, Interviews, Interview Feedback, Offers, Onboarding Tasks	10h	Base hoàn chỉnh
2.2	Setup Approval - Tuyển dụng	Workflow: Request tuyển dụng → Manager phê duyệt → HR thực hiện	4h	Approval flow
2.3	Form - Nhận hồ sơ ứng viên	Public form để ứng viên submit CV, thông tin cá nhân	4h	Form active
2.4	Kanban View - Pipeline	Trực quan hóa: New → Screening → Interview → Offer → Hired	4h	Kanban dashboard
2.5	Onboarding Checklist	Auto-create tasks khi ứng viên → Employee (cấp tài khoản, welcome...)	6h	Onboarding flow
2.6	Testing & UAT	HR test full pipeline	4h	Sign-off Phase 2
TỔNG PHASE 2			32 giờ	Tuyển dụng số hóa hoàn chỉnh

5. PHASE 3: CORE PROCESSES P2

5.1. Finance Base (Kế toán & Tài chính)

STT	Hạng mục	Mô tả	Effort
3.1	Build Finance Base	Tables: Expenses, Payments, Invoices, KPI	10h
3.2	Approval - Thanh toán	Workflow: Tạm ứng → Hoàn ứng → Kế toán duyệt	6h
3.3	KPI Formulas	Tính KPI tài chính từ dữ liệu thô	8h
3.4	Dashboard Finance	Auto-refresh: Thu/chi, công nợ, KPI	6h

5.2. PMO Base (Quản lý dự án)

STT	Hạng mục	Mô tả	Effort
3.5	Build PMO Base	Tables: Projects, Tasks, Milestones	8h
3.6	Gantt View	Master plan tổng thể theo timeline	6h
3.7	Gallery View - Visualine MKT	Trực quan hóa chiến dịch MKT	4h
3.8	Dashboard PMO	Tiến độ dự án, resource allocation	6h

5.3. R&D Base (Thay Jira)

STT	Hạng mục	Mô tả	Effort
3.9	Build R&D Base	Tables: Sprints, Bugs, Tasks, Sensor Accounts	10h
3.10	Kanban View	Backlog → In Progress → Testing → Done	4h
3.11	Form - Log Bug	Dev/QA submit bug nhanh	3h
3.12	Dashboard R&D	Burndown, bug trend, sprint velocity	6h

5.4. Setup Lark Drive & Moments

STT	Hạng mục	Mô tả	Effort
3.13	Lark Drive Structure	Shared folders theo project, phân quyền	3h
3.14	Lark Moments	Kênh truyền thông nội bộ, Bonus City	2h

TỔNG PHASE 3

76 giờ

6. PHASE 4: AUTOMATION & INTEGRATION P2

STT	Hạng mục	Mô tả	Effort
4.1	Approval → Attendance Sync	Đơn nghỉ phê duyệt xong → Auto-update Attendance calendar	8h
4.2	Approval → Finance Sync	Đơn thanh toán duyệt xong → Auto-create Payment record	8h
4.3	Candidate → Employee	Offer accepted → Auto-create Employee record (Base 1)	6h
4.4	Jenkins Webhook	Bot notify build status vào nhóm chat R&D	8h
4.5	Multi-table Data Link	Lookup/Two-way sync giữa các Base liên quan	10h
4.6	Power BI Connector	Setup API connection đẩy data từ Base lên Power BI	12h
4.7	Base Attachments Optimization	Tối ưu lưu trữ file trong Base (thay vì Google Drive)	4h
TỔNG PHASE 4			56 giờ

7. PHASE 5: TRAINING & HANDOVER P3

STT	Hạng mục	Mô tả	Effort
5.1	Training Materials	SOP, guides cho từng module (Attendance, Payroll, Recruitment, Finance, PMO, R&D)	8h
5.2	Admin Training	Đào tạo 2-3 admin chính (HR, IT)	6h
5.3	HR Training	Chuyên sâu: Chấm công, Phép, Lương, Tuyển dụng	4h
5.4	Finance Training	Chuyên sâu: Approval thanh toán, KPI Dashboard	3h
5.5	PMO/Dev Training	Base usage: PMO Gantt, R&D Kanban, Bug logging	4h
5.6	Documentation	Tài liệu bàn giao đầy đủ (MD + PDF)	6h
5.7	Go-live Support	Support 2 tuần đầu sau go-live	16h
TỔNG PHASE 5			47 giờ

8. TIMELINE TỔNG THỂ

8.1. Gantt Chart

Tuần 1    │████████│ Org setup + Users + Base 1 (Chấm công)
Tuần 2    │████████│ Attendance WiFi config + Approval phép
Tuần 3    │████████│ Payroll formulas + UAT Phase 1 ✅
          │        │████████│ Base 2 (Tuyển dụng)
Tuần 4    │        │████████│ Approval tuyển dụng + Pipeline + UAT Phase 2 ✅
          │        │        │████████████████│ Finance Base + Approval
Tuần 5    │        │        │████████████████│ PMO Base + Gantt
Tuần 6    │        │        │        │████████████████│ R&D Base + Kanban
Tuần 7    │        │        │        │        │████████│ Drive + Moments
          │        │        │        │        │        │████████████████│ Automation flows
Tuần 8    │        │        │        │        │        │████████████████│ Jenkins + Power BI
          │        │        │        │        │        │        │        │████████│ Training materials
Tuần 9    │        │        │        │        │        │        │        │████████│ Admin/HR/Finance training
Tuần 10   │        │        │        │        │        │        │        │████████│ PMO/Dev training + Go-live ✅
          └────────┴────────┴────────┴────────┴────────┴────────┴────────┴────────┴────────┘
          W1       W2       W3       W4       W5       W6       W7       W8       W9      W10

8.2. Milestones

Milestone	Thời điểm	Deliverables	Sign-off bởi
M1	Cuối tuần 3	Chấm công WiFi + Tính lương hoạt động	HR Manager
M2	Cuối tuần 4	Tuyển dụng số hóa hoàn chỉnh	HR Manager
M3	Cuối tuần 5	Finance Base + Approval thanh toán	Finance Manager
M4	Cuối tuần 6	PMO Base + Gantt View	PMO Lead
M5	Cuối tuần 7	R&D Base (Kanban) + Drive/Moments	R&D Lead
M6	Cuối tuần 8	Automation + Jenkins + Power BI	IT Lead
M7	Cuối tuần 10	Training complete, Go-live	All stakeholders

9. PHÂN BỔ NHÂN SỰ & EFFORT

9.1. Tổng hợp effort theo Phase

Phase	Nội dung	Effort (giờ)	% Tổng
Phase 1	Chấm công & Tính lương	57	21%
Phase 2	Tuyển dụng	32	12%
Phase 3	Core Processes (Finance, PMO, R&D)	76	28%
Phase 4	Automation & Integration	56	21%
Phase 5	Training & Handover	47	18%
TỔNG CỘNG		268 giờ	100%

9.2. Phân bổ theo vai trò Diginno

Vai trò	Phase tham gia	Effort ước tính
Project Manager	Tất cả phases	20%
LarkBase Developer	Phase 1, 2, 3, 4	50%
Integration Engineer	Phase 4 (Automation)	15%
Trainer	Phase 5	15%

9.3. Lịch thanh toán theo Milestone

Đợt	Thời điểm	Điều kiện	Tỷ lệ	Số tiền (VNĐ)
1	Ký hợp đồng	Contract signed	70%	12.727.273
2	Sau M7 (Cuối tuần 10)	Go-live, bàn giao	30%	5.454.545

10. RỦI RO & BIỆN PHÁP

#	Rủi ro	Impact	Khả năng	Biện pháp giảm thiểu
1	WiFi không ổn định → Chấm công sai	Cao	Trung bình	Backup GPS location, test kỹ trước rollout
2	HR chưa quen Lark → chậm adoption	Trung bình	Cao	Training kỹ, SOP chi tiết, support 2 tuần
3	Dữ liệu payroll nhạy cảm → rò rỉ	Cao	Thấp	Role-based permissions, Base riêng cho lương
4	Scope creep → vượt budget	Cao	Trung bình	Change request process, giới hạn minor changes
5	Jenkins API không accessible	Trung bình	Thấp	Check sớm trong Phase 1, alternative: manual notify
6	Power BI API rate limit	Trung bình	Trung bình	Batch sync, cache, schedule off-peak

Kế hoạch này có hiệu lực trong 30 ngày kể từ ngày gửi.

Tài liệu này thuộc sở hữu trí tuệ của Diginno. Không sao chép khi chưa được phép.

PHỤ LỤC: CHECKLIST TỪNG PHASE

Phase 1: Chấm công & Tính lương Checklist

Tạo Lark Organization Matech
Import 50 users (10 Pro + 40 A2)
Setup departments theo org chart
Build Base 1: HR - Chấm công & Tính lương (8 tables)
Config Attendance Rules: WiFi SSID, ca làm, tolerances
Setup Approval - Nghỉ phép workflow
Formula: Leave Balance auto-calc
Formula: Payroll auto-calc (Lương CB + OT - Phạt + Thưởng)
Test end-to-end: Chấm công → Phép → Lương
UAT Sign-off bởi HR Manager

Phase 2: Tuyển dụng Checklist

Build Base 2: HR - Tuyển dụng (6 tables)
Setup Approval - Request tuyển dụng
Create public form nhận hồ sơ ứng viên
Kanban View: New → Screening → Interview → Offer → Hired
Onboarding Checklist auto-create
Test full pipeline
UAT Sign-off bởi HR Manager

Phase 3: Core Processes Checklist

Build Finance Base (Expenses, Payments, Invoices, KPI)
Approval - Thanh toán workflow
KPI Formulas + Dashboard Finance
Build PMO Base (Projects, Tasks, Milestones)
Gantt View + Gallery View (Visualine MKT)
Build R&D Base (Sprints, Bugs, Tasks, Sensor Accounts)
Kanban View + Bug Form
Lark Drive Structure (shared folders theo project)
Lark Moments + Bonus City
UAT Sign-off bởi Finance, PMO, R&D Leads

Phase 4: Automation & Integration Checklist

Approval → Attendance Sync
Approval → Finance Sync
Candidate → Employee (Base 2 → Base 1)
Jenkins Webhook → Lark Bot
Multi-table Data Link (Lookups, Relations)
Power BI API Connector
Base Attachments Optimization
UAT Sign-off bởi IT Lead

Phase 5: Training & Handover Checklist

Training Materials (SOP, guides cho từng module)
Admin Training (2-3 admins)
HR Training (Chấm công, Phép, Lương, Tuyển dụng)
Finance Training (Approval, KPI Dashboard)
PMO/Dev Training (Base usage)
Documentation (MD + PDF bàn giao)
Go-live Support (2 tuần)
Final Sign-off bởi tất cả stakeholders